Vergaderen…

Nederland vergadert heel wat af. En helaas niet altijd even effectief als je het mij vraagt. Uit persoonlijke ervaring wat tips om de vergadertijd te minimaliseren en de effectiviteit te maximaliseren:

• vergader met een doel, en niet omdat het in de agenda staat. En vertroebel dat doel vervolgens niet door er allerhande andere dingen bij te gaan doen. Een verkoop overleg gaat alleen over verkoop en niet over operationele zaken
• bereid je voor en zie er als voorzitter op toe dat anderen dat ook doen
• vergader om argumenten en ideeën uit te wisselen. Kennis delen kan op andere manieren effectiever.
• zorg dat de agenda en de tijd in verhouding staan. Een vergadering van 3 kwartier (goed!) met een agenda van 10 punten met daarbij diverse nota’s van 10+ pagina’s is vragen om problemen
• vergader maximaal een tot  twee uur. Korter is beter
• plan slim. Een uur voor de pauze of een uur voor het einde van de dag helpt ook mee om scherp op tijd te kunnen sturen
• betrek alle aanwezigen bij de vergadering door vragen te stellen
• notuleer niet meer, maar stap over op actie- en besluitenlijsten. Laat die elke keer door iemand anders bijwerken
• begin en eindig op tijd. Te laat komen wordt zo afgestraft
• let er op dat bij de behandeling van een punt ook een antwoord wordt gegeven. Beperk afdwalen door terug te komen op de eigenlijke vraag
• stem frequentie en tijdsduur af op de hoeveelheid te behandelen onderwerpen

Wellicht zijn er nog meer tips, voeg ze gerust toe!