– managen, coachen en verbeteren –
Spreuk van het moment
Follow me on Twitter
Blog Archief

pdca

Lezen

lezenHet lijkt al een tijdje behoorlijk stil hier op deze plek. Maar schijn bedriegt want gelukkig is het gewoon erg druk. Niet alleen met opdrachten, maar ook met muziek, ook een activiteit (en zeker niet onbelangrijk).

Maar goed, ik realiseerde me opeens dat er van lezen weinig komt het laatste jaar. Althans, natuurlijk wel kranten en diverse tijdschriften, maar weinig boeken. En dat is aan de ene kant wel jammer. Als kleine jongen vond ik het al machtig om te lezen over Arendsoog, of over de mythen van de oude Grieken of uit het Angel Saksische repertoire, zoals Grendel. Een goed verhaal zuigt je als het ware in een andere wereld, heerlijk. Een andere “guilty pleasure” zijn strips. Schaam me niet om te zeggen dat ik er nog steeds af en toe een lees.

Later verandert dat een beetje. Natuurlijk wat ontspanning op zijn tijd is altijd belangrijk (en niet alleen op vakantie), maar een boek kan ook op andere manier een bijdrage leveren. En dan op andere manieren als het ophogen van je computer monitor…
Zo herinner ik me de “Dagboeken van Etty Hillesum”. De kracht van positief denken, ook in bijzonder moeilijke omstandigheden is wel eens  goed voor je perspectief. Maar ook fictie als “Bidden wij voor Owen Meany” van John Irving of “De slinger van Foucault” van Umberto Eco zijn van die boeken die iets met je doen. Zo mooi als iemand dat met woorden voor elkaar krijgt toch? En een beetje humor is ook nooit weg. Een Tom Sharpe of Terry Pratchett zorgen regelmatig voor heftige lachsalvo’s.

En laat ik zeker niet vergeten om ook de aandacht te vestigen op theorie. Zoals bekend niet om een versimpeld beeld van de werkelijkheid om ons heen te creëren, maar wel als hulpmiddel. Niet alleen de 7 Habits van Stephen Covey, Strategische Marketingplanning van Alsem, of het uitdiepen van de PDCA van Demming. Dan lees je iets en je denkt, “oh zo zit dat”. Met dat extra bewustzijn wordt je dan weer wat effectiever.
En soms moet je ook eens iets lezen waar je het niet mee eens bent. Gewoon om je kijk op zaken scherp te houden. Of juist om te ontdekken dat er meer onder de zon is.
Zo’n ontdekking kan je niet alleen dagen bezig houden, maar je ook een enorme boost geven.

Nou, ik ga gauw op zoek naar mijn stapel ongelezen boeken, het kriebelt weer.

 

PS: Mocht de muziek je interesseren, check dan bijvoorbeeld  www.forestfield.nl of www.chinawhite.nl

“Enhanced” managen

enhancingOp deze plek heb ik het vaker gehad over modellen, met als persoonlijke favoriet, de PDCA. Ondanks mijn credo “a fool with a tool is still a fool”, wil ik er toch nog eens eentje uitwerken. Ook een interessante vind ik!

Een andere manier om naar het managen te kijken, is via de kerntaken. Op een rijtje:

  1. Plannen
  2. Organiseren
  3. Leiden
  4. Informeren
  5. Controleren

Allemaal bekende termen waar we snel beeld bij hebben. Maar laten we eerlijk zijn, dat komt zo toch wel een beetje kil over. Als je hele team in de instructiefase zit (S1 bij situationeel leidinggeven) werkt het plat gezien misschien zelfs wel, maar dat lijken me eerder de uitzonderingen…

Dus, er is meer onder de zon! Je komt in dat verband de term “Enhancing” wel eens tegen. Vrij vertaald: toevoegen. Oftewel: hoe creëer je de ruimte bij anderen om te presteren, en waar nodig nieuwe wegen in te slaan. Want laten we dat vooral niet vergeten, simpel in een kringetje blijven draaien betekent onherroepelijk stil staan. Wat tot achteruitgang leidt, dat hoeft verder geen betoog.

Maar dat enhancing c.q. toevoegen, waar zit ‘m dat in?

Om te beginnen denk ik dan aan inspireren. Om echt tóp te kunnen presteren, is plezier in wat je doet essentieel. Als er veel energie in je team vrij komt, verandert gewoon je werk doen in excelleren. Elkaar aansporen om te blijven verbeteren. En met veel lol.
Ook denk ik aan eigen verantwoordelijkheid. Zelf nadenken over je werk en waar je kunt verbeteren. Je werkt procesgericht, maar blijft niet hangen in steeds hetzelfde doen. Continu in kleine stappen verbeteren.
Bezig zijn met hoe je de klant kunt verrassen. Hoe je nog sneller levert, verwachtingen overtreft. Kritisch zijn. Op jezelf en op de anderen in je team. Positief gebracht, maar iedereen kan en wil blijven leren.
Verder denk ik aan duidelijkheid. Een visie die bij eenieder duidelijk op het netvlies staat. Die stabiel is, maar indien nodig wel wordt aangepast aan veranderende omstandigheden.

Zomaar een aantal zaken die bij mij opkomen over dit onderwerp. Je toevoegingen zijn welkom!

Als je Enhancing toevoegt aan de eerdere opsomming van kerntaken ontstaat het acroniem POLICE. Dat slaat eigenlijk nergens op, maar onthoudt wel gemakkelijker. Want als je een ding niet moet doen, is politieagent blijven spelen 😉

Bang voor processen?

bank voor processenBij het groeien van een organisatie, neemt normaliter ook de complexiteit toe. Zo zie je bijvoorbeeld dat een taak eerst door iemand er bij gedaan wordt en als het aantal personeelsleden toeneemt, dan komt men ooit op het idee om iemand aan te nemen voor dat specifieke werk. Denk aan een secretaresse of een facilitair medewerker.
Een ander gevolg van het complexer worden van organisaties is de behoefte aan eenduidige afspraken over de uitvoering van bepaalde taken. Bij meerdere mensen in dezelfde functie nou eenmaal zeker zo handig. Want je wil natuurlijk als ondernemer wel een beetje zicht op de kwaliteit houden, je verwachtingen richting de klant managen. Zeker in sommige bedrijfstakken (zorg, verzekeren, financiën en dergelijke), waar wet en regelgeving dominant is, is dit een issue.

Nu zie ik regelmatig het fenomeen optreden dat die uniforme werkwijzen (oftewel processen) niet zo heel erg enthousiast omarmd worden door de direct betrokkenen. Enkele factoren waar dat aan kan liggen:

  • de beschrijving is gemaakt door iemand buiten het directe werkveld:
    de betrokkenen ervaren geen betrokkenheid, of herkennen de beschrijving niet of onvoldoende. Men (h)erkent de logica niet, of werkt simpelweg over het algemeen op een andere manier. De procesbeschrijving is te bedacht, te theoretisch. Hou het simpel en laat de mensen zelf de basis opzetten. Verfijnen doe je “as we go”
  • het nut van de procesbeschrijving is niet of onvoldoende gecommuniceerd:
    vaak zie je vooral in commerciële functies dat processen als lastig ervaren worden. “we willen bezig zijn met klanten, niet met processen”. Maar de realiteit is andersom; alleen door vanuit processen te werken en alles stap voor stap in de goede volgorde te doen en met de juiste kwaliteit, ontstaat de tijd om met klanten bezig te zijn. In alle andere gevallen ben je vaak meer bezig met dossier reparaties dan met commercie
  • men wordt doodgeslagen door onbegrijpelijke flowcharts of een overkill aan detail en begrijpt eigenlijk het hele proces niet:
    een voorbeeld van hoe een teveel aan informatie ook het tegenovergestelde kan betekenen. Communicatie gericht op de ontvanger is de oplossing, hou het allemaal zo simpel mogelijk
  • er wordt nooit gecontroleerd op de uitvoer, houdt iedereen zich er ook aan?:
    in elke PDCA cyclus hoort ook controle thuis. Niet om met de vinger te zwaaien en “foei” te zeggen, maar om te kijken waar verbeteringen mogelijk zijn, of nog snellere manieren om kwalitatief het beoogde doel te bereiken en eigenlijk gewoon om te bevestigen dat de goede dingen gedaan worden en dat die goed gedaan worden. Een proces invoeren en er vervolgens nooit meer na kijken is een vrijbrief geven om het ieder op zijn eigen manier te laten doen!

Natuurlijk hangt de herkenbaarheid van dit fenomeen onder andere af van de grootte van de organisatie. Maar nogmaals, zo gauw als meerdere mensen in dezelfde functie / hetzelfde functiegebied zitten, dan wordt afstemming een must.
En als je bij het woord proces niet denkt “jippie, mijn leven wordt weer wat eenvoudiger, nóg meer tijd voor mijn klant” dan is misschien een van voorgaande situaties van toepassing… 😉

Zoals altijd zijn jullie opmerkingen of suggesties weer welkom.

De uitgebreide management cyclus

NoReSt - INK PDCA uitgebreidInmiddels zullen veel mensen al eens gehoord hebben van de management cyclus. Ook wel bekend als de Deming cirkel of PDCA cyclus. Waarbij de afkorting staat voor Plan – Do – Check – Act.
In een eerdere blog heb ik al eens aangegeven dat ik persoonlijk dit een van de weinige modellen vind die vrijwel altijd toepasbaar zijn. Geniaal in zijn eenvoud zeg maar.

Het Instituut voor Nederlandse Kwaliteit (INK) heeft een extra dimensie aan de PDCA toegevoegd die ik ook de moeite waard vind. Dit behalve hun sturingsmodel, wat sowieso de aandacht verdiend  (voor een organisatie die wil leren ;-o )

De 4 aspecten hiervan zijn:

Inspireren
Inspireren is elkaar enthousiast maken om bij te dragen aan de bestaansreden, de unieke kracht en positie van de organisatie.

Mobiliseren
Mobiliseren is het in beweging zetten om de doelstellingen en de plannen van de organisatie te realiseren.  Het accent ligt op samenwerking tussen medewerkers, partners en andere belanghebbenden en het aanboren en ontsluiten van benodigde kennis, inzichten, geld en middelen.

Waarderen
Waarderen is het met elkaar bepalen wat er echt toe doet om de toegevoegde waarde van de organisatie voor belanghebbenden invulling te geven. Om te zorgen dat de organisatie haar resultaten daadwerkelijk behaalt. Meetbare en niet-meetbare aspecten. Harde en zachte elementen, gedrag. Het vatten van de organisatie in een beperkte set indicatoren. Het gaat hierbij om oog en respect te hebben voor de verschillende rollen en bijdragen die eenieder heeft en ook om het belonen van baanbrekende bijdragen.

Reflecteren
Stilstaan bij hetgeen is bereikt en leren van de manier waarop we dat hebben aangepakt. Met een open blik nagaan of er andere aanpakken mogelijk waren geweest. Open de dialoog aangaan met de leden van de organisatie en belanghebbenden om resultaten te kunnen verbeteren.

Elke fase kent specifieke vragen die linken naar de PDCA cyclus. Boeiende materie, stoei er eens mee!